Como dar um fim na bagunça da caixa de entrada de e-mails e Whatsapp

Metade dos profissionais que saem de férias não consegue se desligar do trabalho – 15% chegam a fazer contatos diários com a equipe via e-mail, mostra um estudo da consultoria Robert Half.

Outra pesquisa da empresa apontou que 38% das pessoas não dão conta de ler todas as mensagens que recebem durante o expediente. “O número de e-mails enviados nem cresceu tanto nos últimos anos, mas as formas de contato, sim”, diz André Miceli, coordenador do MBA de Marketing Digital da Fundação Getulio Vargas, no Rio de Janeiro (FGV-RJ).

Meios de comunicação como o Whatsapp e as redes sociais corporativas têm contribuído para aumentar o tempo que cada um dedica a ler conteúdos relacionados ao emprego. Só que, como são ferramentas que estão incorporadas à rotina, não são entendidas como “trabalho”. E esses excessos acabam gerando estresse.

Diante desse cenário, estabelecer um método para lidar com o fluxo grande de informação é fundamental. O professor Sérgio Nery, da Fundação Instituto de Administração (FIA), diz que as duas principais iniciativas são estabelecer horários para verificar as mensagens e ignorar ou excluir o que não for realmente importante para o seu trabalho. “Determinar o tempo que dedicará a essa tarefa ajuda a não ficar olhando a cada segundo se chegou algo novo”, diz ele. Esse cuidado reduz a cobrança interna e faz com que o trabalhador não desvie a atenção da sua atividade principal.

Para Nery, mesmo nas empresas que funcionam 24 horas por dia, é possível incentivar o diálogo franco com o gestor e as equipes para realizar um bom planejamento e manter a vida corporativa sob controle. “Casos urgentes existem, mas, na maioria das vezes, é possível esperar o momento propício para agir ou tomar uma decisão”, afirma.

A psicóloga Maria Cláudia Tardin, professora da Escola Superior de Propaganda e Marketing, no Rio de Janeiro (ESPM/RJ), defende que é importante estabelecer limites, em vez de embarcar na ideia de que todos devem estar disponíveis o tempo todo. “O mercado tende a respeitar quem se posiciona e diz que não acessa e-mails à noite, fora do expediente de trabalho ou nos fins de semana”, afirma.

5 táticas de administração das suas caixas de entrada 

Veja o que fazer para lidar melhor com o grande fluxo de mensagens

1. Fale por e-mail o que for realmente importante e só com quem é necessário, em vez de copiar todo mundo sempre. Isso evita receber várias respostas que só vão lotar sua caixa de entrada e causar ansiedade.
2. Descadastre-se de newsletters assinadas e marque como spam o que não for do seu interesse profissional (como e-mails marketing, por exemplo).
3. Habitue-se a montar pastas por assunto no seu e-mail para arquivar mensagens importantes.
4. Use o calendário e as listas de tarefas disponíveis nos servidores de e-mails para organizar as tarefas do dia e ganhar tempo. Assim, você não envia para si mesmo e-mails com recados, como muita gente faz.
5. Converse com o gestor ou a equipe sobre a possibilidade de usar o Whatsapp corporativo apenas em casos urgentes. É comum que o envio de mensagens a qualquer hora aconteça por hábito, e não por necessidade.