A agilidade nas tarefas diárias e a organização se tornaram fundamentos essenciais em qualquer companhia. A boa notícia é que existem métodos como o Kanban que podem fazer a diferença na gestão administrativa.
Kanban é uma palavra em japonês, cujo significado é ” cartão”. Estamos falando de uma ferramenta que facilita as rotinas dentro de uma empresa, sejam elas controles de gestão de tarefas ou de produção.
A Agilidade é uma característica importante na equipe de trabalho hoje em dia, afinal, os clientes querem entregas rápidas e portanto, é fundamental que as empresas acompanhem esse ritmo acelerado.
O que é Kanban? Para que serve?
O método Kanban foi criado pela Toyota com o objetivo de controlar o estoque de materiais da empresa. Dessa forma, os riscos de comprar insumos exageradamente ou não deixar faltar produtos seriam reduzidos provocando um equilíbrio entre o estoque e a linha de produção.
Todavia, essa prática é bastante antiga, a empresa simplifica suas atividades diárias através da programação e controle desde a década de 60.
O método Kanban é dividido em 3 fases, são elas:
- Fazer
- Fazendo
- Feito
Em suma, é fácil de entender, afinal, tudo o que precisa ser feito é colocado na fase ” fazer”, o que já está sendo realizado, entra na fase ” fazendo” e o que já estiver concluído, passa para a etapa final ” feito”.
No sistema, cada etapa é diferenciada por um sistema de cores e também podem indicar a pessoa responsável pela tarefa.
O método Kanban possui cartão, colunas e quadro. O cartão é a tarefa/ação, as colunas representam o status dos cartões e o quadro é o projeto como um todo organizado em colunas e cartões.
Ou seja, cada quadro é um Kanban, uma equipe pode trabalhar em vários quadros de forma simultânea.
Quais as vantagens do método Kanban?
Para que as atividades sejam feitas com rapidez, as empresas precisam de um sistema que agreguem organização e agilidade. Dessa forma, as equipes conseguem ter mais clareza do que precisa ser feito.
O Kanban é um método que facilita a visualização das tarefas por todos os membros do time, através do seu esquema de colunas e cartões coloridos.
Através desse mecanismo é possível realizar 3 funções:
- Gerenciar o fluxo de trabalho – Onde os gestores podem ter a ideia do que está feito pelas equipes;
- Equilibrar processos – Realizando cada atividade em seu tempo, para que uma não atrapalhe a outra;
- Limitar a quantidade de trabalho – Para não sobrecarregar a equipe e exceder a capacidade produtiva da empresa;
Mediante a isso, nota-se que o método Kanban apresenta uma série de vantagens para empresas de inúmeros segmentos, seja para a parte da indústria como escritório, entenda!
#Priorização das tarefas
Esse objetivo é conseguido dentro do Kanban através do seu sistema de cores, ademais, o gestor pode colocar no sistema apenas os cartões mais importantes, assim, a equipe terá visibilidade do que é mais urgente.
#Autonomia
Por se tratar de um método visual, a equipe entende rapidamente o status de todo o projeto, com isso, conseguem ter mais autonomia para saber o que precisa ser feito sem a necessidade de ficar consultando um superior.
Os membros da equipe conseguem se movimentar para realizar as tarefas de maneira mais independente.
#Melhoria na produtividade
Empresa mais organizada e com uma equipe com maior autonomia gera ganhos para ambos lados. Os colaboradores trabalham com mais agilidade e foco e isso acaba gerando aumento na produtividade, pois eles sabem exatamente o que deve ser feito para finalizar os projetos em andamento.
#Ambiente colaborativo
O método Kanban é capaz de centralizar todo o trabalho que uma equipe deve fazer, dessa forma, os envolvidos têm um olhar mais atento ao projeto no geral. Um vai depender do outro e isso acaba gerando uma certa empatia entre os membros.
O clima organizacional fica mais leve e agradável fazendo com que haja mais retenção no time e melhores resultados.
#Redução de custos
Com organização, foco e determinação da equipe ocorre melhor gerenciamento do tempo e menos retrabalho nas atividades.
Consequentemente essas ações diminuem os gastos com operações, pois a equipe fica mais alinhada com relação aos processos.
O método Kanban torna o sistema de trabalho mais ágil, isso faz toda a diferença para as empresas que buscam bons resultados todos os dias.