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Nos últimos meses, empresas de todo o mundo adaptaram suas rotinas e seus tradicionais processos corporativos para atender ao formato de home office, uma das grandes transformações trazidas pela pandemia de Covid-19. O novo escritório agora inclui reuniões virtuais, conversas por aplicativos de mensagens instantâneas ao invés dos corredores, a redefinição de “traje casual para negócios”, e filhos, parceiros ou pets como colegas de expediente.

Grande parte das mudanças no âmbito corporativo se enquadra na categoria de viagens e despesas. Como a maioria das viagens de negócios ainda está em stand-by e a natureza dos gastos tem se transformado, os gerentes financeiros das organizações precisam lidar com o ajuste de suas políticas e práticas para acomodar o que agora é a nova realidade de trabalho. No começo, isso envolveu a interrupção temporária de gastos com refeições e transporte, aumento de custos de escritórios com a compra de equipamentos e cadeiras para utilização em home office, contas de internet e celular, dentre outras.

Também existiram novos desafios na adaptação dos colaboradores. Neste caso, algumas ações simples puderam apoiá-los, como  escolher um local (cômodo) específico de sua casa para o home office; verificar o que entra na contabilidade de gastos residenciais que envolvam o seu trabalho; controlar e monitorar as despesas para facilitar o reembolso futuro; e estabelecer novas expectativas para si mesmo, para equilibrar a vida profissional e doméstica.

Se por um lado muitas companhias já estão começando a executar seus planos de retorno ao escritório, outras passam por um processo de reformulação total do seu formato de trabalho. É nesse momento que os gestores financeiros vão perceber que essas mudanças estruturais não são nada triviais, pelo contrário, exigem análise, atenção e resiliência. Afinal, estamos lidando com aspectos ligados aos nossos colaboradores, essenciais para manter o equilíbrio e a produtividade de qualquer negócio. Ainda que a flexibilidade seja necessária à medida que o ambiente corporativo continua evoluindo e se transformando, o controle e conformidade de gastos ainda devem ser uma pauta prioritária nas organizações, especialmente em tempos de pandemia.

Neste contexto, é fundamental que as empresas se atenham a alguns pontos. Por exemplo, caso haja necessidade de uma viagem por um profissional, como verificar se ela é prioritária e segura para ele? E sobre os processos de aprovação de viagens, despesas e faturas, como garantir que sejam ágeis neste cenário de distanciamento social? Outro ponto nesta discussão é a abrangência dos gastos dos funcionários em suas casas em prol do trabalho. Como isso será contabilizado? Os equipamentos comprados e oferecidos aos colaboradores também devem ser contemplados. Como fica a gestão das horas extras ou despesas associadas ao trabalho remoto, como compra de comida por aplicativos?

Alguns números referentes a quantidade de profissionais em home office reforçam a complexidade do tema. Segundo o IBGE, cerca de 8,3 milhões trabalharam de casa na última semana do mês de setembro. E pensando em uma perspectiva futura, um estudo do Infobase e Institute For Technology, Enterpreneurship and Culture, prevê crescimento de 30% no modelo home office no Brasil após a quarentena.

Acredito que as análises que envolvam o conceito de ‘Novo Normal’ devam ter um escopo mais amplo, não somente do ponto de vista de negócios e relacionamentos com clientes, mas também abordando a necessidade de esclarecer aos nossos funcionários o que está mudando neste novo mercado de trabalho.

Quando os gestores financeiros tiverem feito as perguntas acima e determinado como querem abordar os procedimentos de viagem e gastos, é vital que criem diretrizes e as comuniquem claramente à sua equipe. A conformidade só pode ser garantida se os colaboradores compreenderem claramente o que mudou ou não nas políticas e práticas internas e o que é esperado com o retorno (ou não) ao escritório.

Por Valéria Soska,  Vice-presidente da SAP Concur para América Latina e Caribe