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O estudo analisando as ondas cerebrais de 14 participantes confirmou o que muitos profissionais no mundo já sentiam no dia a dia: muitas reuniões em sequência causam fadiga mental. 

Os voluntários do estudo, todos funcionários da Microsoft, participaram de videoconferências enquanto usavam equipamentos de eletroencefalograma (EEG), o que monitora a atividade elétrica do cérebro.Os pesquisadores ficaram de olho nas ondas beta do cérebro, que são ligadas ao estresse. 

Cada participante do estudo passou por duas sessões diferentes de reuniões. No primeiro dia, foram quatro reuniões de meia hora agendadas na sequência. No outro dia, as reuniões foram intercaladas com intervalos de 10 minutos.

Nesse tempo de espera, os profissionais fizeram uma breve meditação por aplicativo. 

O que o estudo conseguiu observar foi: nas reuniões sem pausas, as ondas betas aumentavam ao longo do tempo. Ou seja, o estresse se acumulava ao longo das duas horas.

E as pequenas pausas, de apenas 10 minutos, funcionaram como uma “reinicialização” do estresse. A cada reunião, os participantes iniciavam com um nível de estresse estável. 

Dessa forma, o problema da fadiga não é necessariamente o número de reuniões, mas a forma como a agenda é estruturada. Existe um remédio simples para o cansaço das videoconferências: criar janelas de tempo entre um compromisso e o outro.

A própria transição entre uma reunião para outra, sem fazer pausas, é um grande fator de estresse. As atividades cerebrais mostraram picos de ondas beta nessas horas. 

A ciência mostra algo que faz muito sentido. Quando o final começa a se aproximar, alguns detalhes começam a nos preocupar, como apossibilidade de a reunião atrasar e tomar tempo da outra ou a consciência de que você vai precisar trocar de tema e trabalhar em uma nova atividade.

E isso se conecta com mais um benefício encontrado no estudo de mais um padrão de ondas cerebrais. A assimetria alfa frontal, uma comparação de atividade de ondas alfa na parte frontal do cérebro, ajuda a avaliar se as pessoas estão engajadas ou distraídas. 

Ao longo de duas horas de reuniões, os níveis de atenção foram negativos, mostrando baixo engajamentos dos participantes. Assim, o estresse prejudica o foco. 

As pequenas pausas com meditação ajudaram a manter os níveis de concentrações mais altos.

“Nossas pesquisas mostram que os intervalos são importantes, não apenas para nos deixar menos exaustos até o final do dia, mas para realmente melhorar nossa capacidade de concentração e engajamento com essas reuniões”, diz Michael Bohan, diretor sênior do grupo de Engenharia de Fatores Humanos da Microsoft, que supervisionou o projeto.

E o que a Microsoft vai fazer com isso? Como muitas organizações usam as ferramentas de Outlook e Teams para agendar compromissos, em breve todos terão o novo padrão de agendamento que promove pausas curtas automáticas entre reuniões.

As empresas poderão ativar o recurso e escolher um intervalo no início ou no final das reuniões e o tempo dessa pauta. Pode ser 5 minutos antes de reuniões de meia hora ou 15 minutos depois de uma hora de conversa, por exemplo.

“No mundo atual do trabalho remoto e híbrido, não basta apenas incentivar o autocuidado. Precisamos inovar e aproveitar a tecnologia para ajudar os funcionários a operacionalizar os intervalos tão necessários em suas rotinas diárias”, comenta Kathleen Hogan, Chief People Officer da Microsoft.