Produtividade no trabalho: a vantagem dos dados transformados em valor para conquistar o equilíbrio

Não é de hoje se que se discute produtividade no ambiente de trabalho. Claro que os parâmetros foram mudando ao longo dos anos. As facilidades da tecnologia influenciaram tanto positiva, como negativamente. Em tempos de home office veio mais à tona ainda a necessidade do controle de produtividade de funcionários e dos gestores. Além do volume do trabalho, é preciso conciliar as tarefas domésticas, o tempo dedicado aos filhos e ainda lidar com as distrações externas, que nos tiram foco.

Não só pela crise atual, mas no geral, nos últimos anos as empresas estão sendo demandadas a fazerem cada vez mais com menos. Tempo tornou-se um ativo valioso, que quando perdido não pode ser recuperado. Mas, a verdade é que, hoje, mais do que nunca, exige-se um alto nível de produtividade de todos nós, inclusive com consequências econômicas. Um estudo da FGV, divulgado há alguns meses, aponta que a baixa produtividade do brasileiro é um grande entrave para o crescimento sustentável do Brasil. Ela é a mesma há 30 anos e está bem abaixo dos demais países. Ou seja, o que um norte-americano faz em 15 minutos e um alemão ou coreano, em 20 minutos, o brasileiro normalmente leva uma hora para fazer. Dados que mostram a necessidade de aprimoramento desse controle da produtividade no trabalho.

Além disso, segundo o Relatório de Trabalho Empresarial dos EUA, Workfront, a quantidade de tempo que os colaboradores gastam trabalhando é inferior à metade do expediente diário (a jornada é, geralmente, oito horas). Estima-se que apenas 39% de um dia de trabalho seja produtivo.

E é errado dizer que existem culpados. Os motivos que levam à improdutividade são inúmeros e podem estar relacionados não só às distrações pessoais, como também à má gestão e falta de direcionamento do time. Seja em casa ou no escritório. Poderíamos fazer uma lista de interferências e suas origens que têm como resultado a queda da produtividade no trabalho, no dia a dia.

Porém, mais do que saber se nosso time e até nós mesmos estamos usando bem o tempo, a questão é como saber se estamos conseguindo equilibrar todas essas tarefas. Onde conseguir essa informação de forma precisa e concreta?

Isso porque, normalmente, o conceito de produtividade e os parâmetros de avaliação variam de pessoa para pessoa.  Muitas vezes, quem é improdutivo, considera-se extremamente produtivo e quem é produtivo se acha extremamente improdutivo. Por isso, confiar apenas no feeling pessoal, de quem avalia e de quem é avaliado, não costuma ser totalmente efetivo e não traz uma visão realista do cenário. Pelo contrário, pode ser parcial demais.

É preciso ir além da visão empírica. Basear-se em dados, informações de valor, que não sejam administradas ou inseridas por alguém manualmente. E é aí que entram as ferramentas para medir produtividade, que embora já existam há algum tempo, ainda têm seu potencial subaproveitado.

Especialmente porque, em um primeiro momento, quando falamos sobre implementar uma solução de controle de produtividade de funcionários dentro da empresa, muitos ficam reticentes. Na linguagem popular podemos até dizer de “cabelo em pé”. Existe o receio de invadir e de ter sua privacidade invadida. Mas, o que nem sempre é olhado como prioridade é o equilíbrio que isso traz. É preciso realmente desmistificar a ideia de que a tecnologia é boa só para um lado, quando na verdade ela é capaz de beneficiar as duas partes no que tange à mensuração da produtividade no trabalho e na vida pessoal.

De um lado, a vantagem de se ter um olhar justo, que permita direcionar melhor as tarefas, enxergar necessidades de melhorias, identificar lacunas de treinamentos no time de colaboradores, déficits e até procrastinações, se elas existirem. Do outro, é uma chance de auto avaliação, de um direcionamento claro e embasado em fatos, de como o seu tempo está sendo usado. Estamos falando de otimização do tempo, de evitar levar trabalho para a casa e, ao final, sentir-se muito mais satisfeito com relação ao seu papel na organização.  Estamos falando de equilíbrio e não de controle.

E isso nem sou eu quem está dizendo. Um recente estudo feito por pesquisadores da Universidade de Illinois incentiva as pessoas a definirem limites em suas vidas profissionais. A pesquisa afirma que, se os funcionários tiverem um senso de controle sobre as interferências do trabalho na vida pessoal, eles poderão lidar melhor com o estresse. E isso compensa em produtividade quando eles se envolvem novamente com o trabalho. Mesmo porque, apesar de todos os sentimentos positivos que têm pairado sobre o home office, 52% dos entrevistados em uma pesquisa pela  Robert Half acredita que estão trabalhando mais horas em casa do que antes. O que faz com que gerir o tempo melhor, seja crucial.

Ou seja, se eu como gestor ou alguém do meu time tiver claro, com transparência e imparcialidade, quanto dedica do seu tempo à tarefa e, principalmente, às atividades que possam estar tirando o seu foco do trabalho, existirão ganhos substanciais de produtividade no trabalho. Tem um reflexo sim nos negócios e na competitividade. Por corroborar uma visão ampla, 360º. Mas, principalmente, tem um grande ganho no lado pessoal. E esse talvez seja até maior.

Por César Garcia – Diretor de projetos e desenvolvimento da Meeta Solutions, empresa especializada em transformar dados em informação de valor.